Klantcases
Effectmeting om op ambitieuze doelen te sturen
De directie Wonen van een G4-gemeente is verantwoordelijk voor het woonbeleid in de stad. De woningnood is hoog in de grote steden, en dus is er veel te doen. De governance, het proces en de effectmeting zijn ingericht, zodat zij vanuit gezamenlijkheid opgavegericht kan werken en bijsturen op doelen…
De directie Wonen van een G4-gemeente is verantwoordelijk voor het woonbeleid in de stad. De woningnood is hoog in de grote steden, en dus is er veel te doen op het vlak van onder andere betaalbaar wonen, voldoende woningen, de duurzaamheid & kwaliteit en geschiktheid van woningen. De gemeente pakt dat op vanuit haar woonvisie op volkshuisvesting.
Van doelen naar actie
De gemeente heeft in de woonvisie zeven ambitieuze doelen opgesteld om de woningproblematiek aan te pakken. Om deze doelen te bereiken moeten de effecten van de doelen meetbaar zijn en moeten er werkzaamheden worden gestart om die effecten te bereiken. De directie Wonen had behoefte aan meer grip, overzicht, governance en verbinding om effectief op doelen te kunnen (bij)sturen.
Meetbare maatschappelijke effecten
De doelen zijn eerst met de verantwoordelijke personen uitgewerkt in een doelenboom. Hierbij worden aan elk doel een aantal meetbare maatschappelijke effecten verbonden. Door deze effecten expliciet te maken is het duidelijker wat de organisatie wil bereiken in de stad, én kan het de effecten periodiek monitoren. Dat biedt zowel het politieke en ambtelijke bestuur waardevolle informatie. De gemaakte impact op de stad is duidelijk en er kan gezamenlijk worden (bij)gestuurd om de doelen te behalen en staat de opgave centraal.
Door de benoemde effecten te koppelen aan de benodigde resultaten, lijnwerkzaamheden en projecten, ontstaat er meer verbinding tussen de uitvoering en de strategie. Vervolgens is er een projectenproces opgesteld met een bijbehorende governance structuur. Dit zorgt voor grip op de projecten. Daarnaast maken de afspraken het mogelijk om een inschatting te maken van het effect van het project en kan er een collectief besluiten worden.
Verbinding en draagvlak
Via kwartaalafstemmingen is er een periodiek moment waar de directie, het management en andere betrokkenen de voortgang, de successen en de uitdagingen binnen de doelen delen. Ook hier staan de effecten centraal. Niet alleen worden er gezamenlijke besluiten genomen over nieuwe projectvoorstellen of knelpunten, ook de betrokkenheid en verbinding zijn sterker geworden.
Eenduidig beeld nodig
Een obstakel binnen de opdracht is dat de kennis over projectmatig werken binnen de directie verschilde en dat deze werkwijze (binnen een portfolio met veranderprojecten) voor veel mensen nieuw was. Om draagvlak te creëren is er veel energie gestoken in het aanbieden van pragmatische oplossingen, trainingen en communicatie. Door o.a. het gebruik van visuele weergaven van het portfolio (zoals de Intermedius ontwikkelfunnel) werd er meer begrip en enthousiasme gecreëerd.
Resultaten
- Er is meer realisatiekracht doordat projecten planmatiger werken. Er worden steeds duidelijkere afspraken gemaakt over deadlines en verwachte resultaten via vaste sjablonen. Door middel van portfoliorapportage kan de directie inspringen op veel voorkomende problemen en de realisatiekracht steeds verder brengen.
- Er is een sterkere informatiebasis. Een duidelijker overzicht van hoe de projecten ervoor staan en hoe het er financieel voor staat. Dit geeft de organisatie meer slagkracht. Beslissingen zijn sneller gemaakt door meer vergelijkbaarheid. Bovendien kan er sneller geschakeld worden doordat de rollen duidelijker zijn belegd.
- Ten slotte is er meer bestuurskracht. Doordat de doelen zijn uitwerkt in doelenbomen hebben projecten een sterke verbinding met de strategie en is effectmeting ingeregeld. De directie heeft meer handvatten om (bij) te sturen op de strategische doelen. Er worden echt keuzes gemaakt en knopen doorgehakt.
